Dokumente beglaubigen lassen: So geht es richtig!

25.04.2019 | 02:10 Uhr

Beglaubigte Abschrift - Stempel wird auf eine Dokument gesetzt. 1 min
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MDR JUMP Do 25.04.2019 02:10Uhr 01:08 min

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Beglaubigte Kopien oder Unterschriften benötigst du in vielen Lebensbereichen. Schon bei einer einfachen Bewerbung werden oft Kopien von deinen Zeugnissen verlangt. Willst du einen Verein gründen, wird der in ein Register eingetragen. Als Vereinsvorsitzender musst du dazu eine beglaubigte Unterschrift leisten. Aber auch zur Hochzeit, zum Grundstückskauf oder bei der Beantragung eines Ausweisdokuments werden Kopien von Geburtsurkunde, ein beglaubigter Kaufvertrag und ähnliches benötigt.

Doch es gibt unterschiedliche Arten von Beglaubigungen, die wir im Folgenden erklären wollen.

Die amtliche Beglaubigung oder Abschriftsbeglaubigung

Hinweis auf Beglaubigungen in einem Bürgeramt
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Benötigst du eine erste Kopie von einem Dokument, welches ursprünglich von einer Behörde ausgestellt wurde, ist eine amtliche Beglaubigung notwendig. Solche Dokumente können zum Beispiel Geburts-, Heirats- und Sterbeurkunden, aber auch der Personalausweis oder Grundbuchauszüge sein. Grundsätzlich werden bei einer amtlichen Beglaubigung Dokumente entweder von oder für eine Behörde beglaubigt. Daher dürfen in der Regel auch nur die ausstellenden Behörden eine beglaubigte Kopie des Dokumentes anfertigen. In der Regel wendest du dich für eine zu beglaubigende Kopie an die Stelle, die das Original ausgestellt hat. In vielen Fällen ist das Bürgeramt die erste Anlaufstelle. Die beglaubigende Behörde verzeichnet auf der Kopie mit Stempel beziehungsweise Siegel und Unterschrift die Echtheit des Dokumentes. Neben dem Originaldokument benötigst du für eine amtliche Beglaubigung auch noch deinen Personalausweis oder Reisepass, um sich ausweisen zu können.

Sonderfall Zeugnisse

Zeugnisse stammen zwar in der Regel von einer staatlichen Stelle, werden aber oft für den privaten Leistungsnachweis gebraucht. Deshalb dürfen sie auch von anderen Stellen beglaubigt kopiert werden, wie Marie Schlicker, Fachredakteurin von Finanztest erklärt:

Zeugnisse dürfen auch von Ihrem Pfarrer oder auch Ihrer gesetzlichen Krankenkasse kopiert und beglaubigt werden, vorausgesetzt, Sie sind Mitglied der Kirchengemeinde beziehungsweise der Krankenkasse.

Auch der Notar kann ein Zeugnis beglaubigt kopieren.

Sonderfall Kopie von der Kopie

Amtliche Beglaubigungen dürfen in der Regel und beim ersten Mal nicht von einem Notar vorgenommen werden. Willst du aber eine Kopie von einer bereits beglaubigten Kopie, dann gilt eine Ausnahme, wie die Expertin erklärt:

Es ist tatsächlich so, dass der Notar eine schon kopierte und beglaubigte Urkunde kopieren und beglaubigen darf. Die erste Kopie darf aber nur die ausstellende Behörde vornehmen.

Wichtig dabei: Die Kopie vom Notar hat im Zweifel nicht die gleiche Verbindlichkeit, wie die von der ausstellenden Behörde.

Bei seltenen Fällen könnten bestimmte Stellen so eine Kopie vom Notar zurückweisen. Da müssen Sie sich im Vorfeld erkundigen, was wirklich akzeptiert wird.

Die öffentliche Beglaubigung

Willst du einen Verein gründen oder eine Unterschrift wirksam beglaubigen lassen, dann ist jedoch der Notar der richtige Ansprechpartner.

Das Schild am Eingang eines oeffentlichen Notars.
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Dort weist du dich aus, sofern der Notar dich nicht schon persönlich kennt. Dann leistest du im Beisein des Notars deine Unterschrift oder du versicherst, dass du die Unterschrift persönlich geleistet haben. Das ist vor allem bei Ehe-, Testament- oder Erbdokumenten nötig, aber auch bei Firmengründungen oder speziellen Verträgen zwischen Privatpersonen.

Neben dem Notar dürfen auch deutsche Botschaften oder deutsche Konsulate eine sogenannte Unterschriftsbeglaubigung vornehmen. Wichtig: Willst du im oder für das Ausland Dokumente oder Unterschriften beglaubigen lassen, rät unsere Expertin Folgendes:

Hier gelten spezielle zwischenstaatliche Regeln. Wie die aussehen, erfahren Sie auf der Seite des Auswärtigen Amts. Da lohnt es sich in jedem einzelnen Fall vorher zu informieren.

Achtung: Bei einer öffentlichen Unterschriftsbeglaubigung durch den Notar, weist dieser nur nach, dass die Unterschrift auf dem Dokument von Ihnen ist. Ob der Inhalt des Dokumentes richtig und stimmig ist, wird erst durch eine Beurkundung beim Notar nachgewiesen.

Sonderfall Beurkundung

Dabei wird auch der Inhalt des entsprechenden Vertrages erfasst. Der Notar prüft dabei, ob geltendes Recht eingehalten wird. Beispiel Immobilienkaufvertrag: Bevor die Unterschrift geleistet wird, überzeugt sich der Notar von der Richtigkeit der Angaben von Verkäufer und Käufer. Dann werden die Personalien der Anwesenden überprüft. Schließlich wird allen Anwesenden der komplette Vertrag Wort für Wort vorgelesen und gefragt, ob jeder alles verstanden hat. Erst dann werden die Unterschriften geleistet und durch den Notar bestätigt. Solche Beurkundungen kommen auch in Erb- und Familienangelegenheiten zum Einsatz.

Wer nicht beglaubigen darf

Nur die genannten amtlichen Behörden, Notare, Krankenkassen und Pfarrer sind in ihrem jeweiligen Umfang berechtigt, Dokumente zu beglaubigen. Finanzprüfer, Rechtsanwälte oder Steuerberater dürfen nichts beglaubigen. Das gilt auch für eingetragene Vereine.

Was eine Beglaubigung kostet

Für die einfache Beglaubigung eines Dokumentes zahlst du bei Ämtern und Behörden in der Regel zwischen fünf und zehn Euro.

Beim Notar wird es meist ein bisschen teurer, hier können gut zehn Euro fällig werden. Achtung: Für Beurkundungen kann, je nach Sachwert und Beurkundungsgegenstand, erheblich mehr verlangt werden. Für die Beurkundung eines Ehevertrages etwa können leicht 1000 Euro und mehr berechnet werden.

Dieses Thema im Programm MDR JUMP bei der Arbeit | 25. April 2019 | 10:45 Uhr

Zuletzt aktualisiert: 25. April 2019, 02:10 Uhr

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